Jak zwiększyć efektywność spotkań firmowych za pomocą aranżacji biura?

Mało efektywne, dłużące się spotkania firmowe bywają zmorą każdego pracownika. Rozmowy nierzadko zbaczają na tematy poboczne, a układ typowej sali konferencyjnej, który sprawdzi się podczas spotkania biznesowego, niekoniecznie pomaga budować twórczą atmosferę. Jak zatem zaaranżować biurową przestrzeń, aby wspierała ona naszą produktywność podczas pracy w grupie?

Pracowniku, wstań z krzesła

Jak wskazują wyniki badań uczonych z Uniwersytetu w Waszyngtonie, opublikowanych na łamach „Social Psychological and Personality Science”, stojąc, jesteśmy nie tylko bardziej pobudzeni do działania, ale także kreatywni i otwarci, przez co chętniej wymieniamy się informacjami i łatwiej wypracowujemy kompromisy. Co więcej, spotkania przeprowadzane na stojąco zajmują średnio nawet o 34 % mniej czasu niż na siedząco. Dodatkowo w czasach, w których mówi się, że „sitting is the new smoking”, rozprostowanie kości w czasie pracy choć na trochę, zadziała z korzyścią dla naszego zdrowia.   Na rynku obecna jest szeroka oferta biurek o regulowanej wysokości, które dostosować można do wysokości osoby stojącej, aby zapewnić wygodne warunki do pracy i spotkań. Wyznaczmy w biurze miejsca, w których będzie można przeprowadzić takie nieformalne ‚ad hoc meetings’. Pozbędziemy się problemów z dostępnością sali konferencyjnej i zapewnimy zespołowi warunki do lepszego zagospodarowania swojego czasu pracy.  Co ciekawe, w krajach skandynawskich już 90% pracowników ma dostęp do stojąco-siedzących miejsc pracy.

Pozbądź się kabli

Bezprzewodowość jest tym, co pozwala nam uciec od ograniczeń, wynikających z układu wnętrza i ma znaczny wpływ na usprawnienie  naszych codziennych działań.   Problemy z podłączeniem sprzętu , znalezieniem gniazdka, brakiem właściwego wejścia,  skutecznie opóźniają przejście do meritum spotkania i powodują frustrację. Całkowita eliminacja okablowania, czyli wdrożenie tzw. „wireless office” jest na dzień dzisiejszy niemożliwa, ale tendencje na rynku pokazuje, że zmierzamy na tym polu w dobrym kierunku. Bardzo praktycznym rozwiązaniem są specjalistyczne urządzenia, pozwalające na bezprzewodowe prowadzenie prezentacji i konferencji. Możemy także zainstalować w blatach biurek  ładowarki indukcyjne, umożliwiające ładowanie położonych na nich urządzeń, a wyczerpująca się bateria w laptopie, nie przerwie nam więcej spotkania.

Stwórz przestrzeń, sprzyjającą kreatywności

Tradycyjne sale konferencyjne wymuszają nieco bardziej oficjalną formę spotkania. Jeśli charakter pracy naszego zespołu wymaga kreatywnego myślenia, warto zaaranżować przestrzeń, która będzie stymulować mózg do działania. Sprzyjają temu kolorowe wnętrza, uatrakcyjnione grafikami i fototapetami, wyposażone w tablice do notowania pomysłów, różnego rodzaju siedziska. Strefy te sprzyjają interakcji, nie budują dystansu, pomagają tworzyć przyjazną atmosferę, w której uczestnicy spotkania są bardziej swobodni w wyrażaniu swoich myśli.

Miej pracowników „na oku”

Ściany szklane pozwalają na wydzielenie osobnych pomieszczeń w open space, nie zmniejszająć przy tym dzielonej powierzchni wizualnie. Dzięki zastosowaniu tzw. szkła zmiennego, ścianki w zależności od potrzeby mogą być matowe, zasłaniając przy tym osoby w pomieszczeniu lub całkowicie transparentne. Jeśli spotkanie odbywa się przy „odsłoniętej kurtynie” ,  pracownicy mają większe poczucie kontroli zarówno ze strony zarządu, jak i pozostałych osób w biurze i bardziej skupiają się na swojej pracy, rzadziej schodząc z tematu spotkania, niepotrzebnie wydłużając jego czas. Nie chodzi tu o brak zaufania do naszych pracowników, a jedynie o pewne nasze podświadome zachowania, które zaprocentują zwiększeniem naszej efektywności.

Jeśli wdrożymy powyższe wskazówki, mamy szanse raz na zawsze zakończyć problem spotkań, które burzą harmonogram naszego dnia i zmuszają pracowników firmy do nadgodzin.